Apertura, cierre e información de Caja
En este artículo verás todas las acciones que se pueden llevar a cabo durante un servicio normal: apertura y cierre de caja, y añadir y quitar efectivo. Además, también se explica cómo acceder al historial de caja y todas las opciones de las que dispone. A pesar de que no es obligatorio abrir Caja para trabajar con Pikotea, recomendamos su uso para una mejor gestión de la información y así poder tener más información de los movimientos que se llevan día a día en tu negocio.
Su uso es similar a la Versión V2 de la App Android por lo que aprenderás mucho sobre el uso del sistema en este artículo independientemente de la versión que utilices.
Caja
Para acceder a la gestión de la caja debes buscar la opción Caja en el menú lateral de Pikotea TPV. En el caso que hayas configurado un Código de seguridad para acceder, es necesario que lo introduzcas y pulses Aceptar (para ver dónde activar este código, pulsa aquí). Estos códigos de seguridad están disponibles para la versión v2 de android. Si tienes la versión v3.2.8 o superior, debes configurar los permisos en cada perfil (para más información, pulsa aquí).
Una vez estés en la caja, se mostrará la siguiente pantalla o similar, dependiendo si la caja está abierta o cerrada. En este caso, se muestra una caja abierta para explicar su contenido. En esta pantalla hay toda la información relativa a movimientos, resumen de la caja y pedidos.
En esta pantalla puedes observar:
Movimientos de caja
Aquí puedes ver con cuánto dinero cuentas en el momento de la apertura de caja, pedidos eliminados con su importe, el efectivo añadido y retirado, y el cambio de métodos de pagos en pedidos ya finalizados.
Resumen de caja
En esta sección puedes ver estadísticas de la caja, para que puedas tener control de todo lo que se ha generado y gastado durante el servicio o el periodo de tiempo que desde que abriste la caja.
Resumen pedidos
En los pedidos puedes ver el total de tickets que se ha generado mientras la caja está abierta, los tickets no pagados, eliminados, el efectivo facturado, tarjetas, así como ingresos mediante métodos de pago personalizados (Bizum por ejemplo) o plataforma de pago. Incluso puedes pulsar sobre ellos para filtrar en Pedidos finalizados (apartado que se encuentra un poco más abajo).
Apertura de caja
Este paso es importante ya que para guardar toda actividad del turno es necesario que tengas la caja abierta, ya que si se hace con la caja cerrada, una vez hagas la apertura de caja, se borrará toda actividad realizada con la caja cerrada. Partiendo de la caja cerrada, como se muestra en la siguiente imagen, selecciona el candado rojo de arriba a la izquierda.
Una vez hecho lo anterior, se abrirá una ventana con dos campos de texto:
- Dinero de la caja: aquí puedes escribir el efectivo que tendrá la caja en el momento de la apertura.
- Un comentario de seguridad: el comentario es como un doble comprobación para realizar esta acción. Puedes escribir cualquier cosa, incluso una letra, una fecha o el nombre de la persona que realiza la apertura.
Cierre de caja
Con la caja abierta, selecciona el candado verde de arriba a la izquierda.
Una vez hecho el recuento manual del efectivo, introduce la cantidad donde dice «Recuento manual de efectivo». Te puedes ayudar con la funcionalidad que tienes justo a la izquierda del campo, en la que introduces el número de monedas y billetes para calcular el total automáticamente; luego, pulsa sobre el total en color amarillo para que se introduzca automáticamente en el campo «Recuento manual de efectivo». También puedes establecer la cantidad que se queda en caja con la opción «Cantidad que se queda en caja». Si hay algún descuadre el sistema te avisará marcando la cantidad en rojo. Para finalizar introduce un comentario de seguridad y pulsa «Cerrar Caja».
Aparecerá una ventana del Historial de Caja con la caja que acabas de cerrar. Aquí podrás elegir si quieres imprimir el ticket de cierre de caja pulsando sobre la impresora que tienes arriba a la derecha. Para más información sobre esta funcionalidad, sigue leyendo.
Añadir efectivo a la caja
Con esta sección se puede añadir dinero a la caja por si quieres incluir cambio monedas o lo que quieras. Solo es necesario seleccionar el botón +, establecer una cantidad y un motivo. Por último pulsa Guardar.
Retirar efectivo de la caja
Si necesitas pagar a algún proveedor o hacer una recogida debes seleccionar el botón –, establecer una cantidad y un motivo. Por último pulsa en Guardar.
Historial de caja
En esta pantalla podrás ver los cierres de caja en la fecha que desees. Solo debes seleccionar el botón de arriba a la derecha que esta señalado en la imagen anterior y se abrirá una ventana con los cierres cajas recientes.
Ahora puedes ver el historial de las últimas cajas con varias estadísticas.
Si estás usando la Versión Android V2 es posible que necesites realizar una sincronización para descargar en tu dispositivo todos los cierres de caja.
1. Dentro del historial de caja si seleccionas los tres puntos puedes encontrar la opción de sincronización de cajas.
2. Selecciona el rango de días que quieres sincronizar (marcando el día de inicio y el día de fin en el calendario) y podrás ver la información que sobre esas cajas.
A continuación te explicamos todo lo que puedes ver en esta pantalla:
Resumen de pedidos
Aquí puedes ver estadísticas de todos los pedidos realizados en los días seleccionados, así como el total pagado en los diferentes modos de pago, total cancelado, no pagado y el total bote.
Resumen de caja
Aquí se visualiza un resumen de los movimientos de efectivo y pagos de la caja (ingresos, gastos, efectivo inicial…)
Movimientos del cajón
En esta sección se puede ver solamente la apertura y cierres de cajas, ingresos y retiradas, pedidos eliminados.
Pedidos finalizados
Puedes ver todos los pedidos finalizados. También la información sobre la mesa en el caso de ser en el local o la información del reparto si es a domicilio o para recoger.
Exportar caja en Android V2
Si seleccionas Exportar cajas tienes la opción de descargar o compartir (por correo o cualquier aplicación de mensajería) en archivo TXT (texto plano) o en CSV (hoja de cálculo). Una vez seleccionada una opción se abrirá una ventana y podrás elegir por qué medio obtener el documento.
Imprimir cajas
Para imprimir la información sobre una caja debes seleccionar un cierre de caja de la lista y seleccionar el botón de imprimir arriba a la derecha.
Una vez hagas lo que se ha explicado anteriormente se abrirá una ventana en la que podrás elegir la información útil a imprimir entre:
- Resumen caja
- Movimientos caja
- Pedidos eliminados
- Resumen pedidos
- Imprimir tickets: si elijes esta opción se imprimirán todos los tickets asociados a la caja que has seleccionado.
Aperturas y cierres ciegos
Puedes asignar a los perfiles de empleados que no tengan acceso a la caja, pero que sí puedan realizar aperturas y cierres ciegos, de forma que no saben la cantidad teórica que debe haber en caja.
En la siguiente imagen puedes ver un cierre de caja normal:
En la siguiente imagen puedes ver un cierre de caja ciego:
Y en esta imagen puedes ver los permisos personalizados del rol de empleado para que se aplique el acceso a aperturas y cierres ciegos:
Para más información sobre los permisos personalizados y los roles de empleados, pulsa aquí.
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